La mayor parte del tiempo lo ocupamos en el diseño de la empresa. Utilizaremos cientos de hojas de papel, hasta pasar en hojas de cálculo todos los detalles que nos lleven a asegurar que nuestra inversión habrá de dar frutos a fin de que, con el tiempo, obtengamos la solidez necesaria para gozar de los beneficios de nuestro emprendimiento.
Abrimos las puertas del negocio y prácticamente todas nuestras actividades se centran en la operación de la empresa. De esa manera creamos un nuevo hábito donde la planeación pasa a un segundo término. La operación será dueña de prácticamente todo nuestro espacio mental.
Esta es la historia repetida de prácticamente todos los empresarios. Directores, gerentes y jefes de área ocupan casi el 100% de su tiempo en actividades que exige la operación de la empresa. Se olvidan que hacer es resultado del pensar.
Aparentemente esta situación se soluciona cuando surge una crisis.
Alguna desviación de los resultados esperados nos marca la necesidad de hacer un alto en el camino, analizar y extraer de nuestro tiempo de operación un momento para localizar el problema que ha generado la diferencia.
Desafortunadamente una vez resuelto el problema y vueltas las cosas a su estado normal, nuestra oportunidad de fortalecer el hábito de pensar nuevamente sucumbe ante las necesidades de la operación.
Debo reconocer que en mi trabajo como consultor pocas veces he tenido que intervenir con directores o gerentes que tienen el hábito establecido de la planeación. Normalmente se me busca cuando hay problemas, sin embargo, al hacer una inmersión en empresas muy grandes y estructuradas, no encuentro graves desviaciones en las áreas manejadas por gerentes o jefes que dedican al menos una hora semanal a la planeación y análisis de actividades. Las desviaciones son mínimas y por lo regular éstos gerentes tienen anticipadas las soluciones o al menos tienen localizados los puntos de crisis y las tienen siempre como punto de observación.
Mi propuesta para ti es que dediques al menos una hora semanal a la planeación de tu negocio y lo establezcas como un hábito propio.
La próxima semana, el día que tú establezcas como adecuado para esta nueva actividad, probablemente te preguntes en qué te debes enfocar. La respuesta es sencilla: Identifica las desviaciones de tus procesos y sus resultados y localiza los puntos de mejora que puedas instalar.
Esta tarea implica necesariamente que tengas de antemano metas establecidas y resultados tangibles a la mano. Si no los tienes, entonces tu primer tarea será establecer tus indicadores.
Los indicadores son datos fríos y duros que te permitan reconocer que las cosas van por buen camino: piezas fabricadas; volúmenes aceptables de desperdicio; errores detectados durante la semana; costos generados por producto elaborado; fases de procesos cumplidos y recibidos por el cliente; tareas cumplidas en tiempo; etcétera.
Si tienes ya establecidos los indicadores de productividad de tu negocio, entonces la tarea será analizar los resultados del período anterior (que en el caso del ejemplo, puede ser semanal).
Finalmente, la tarea de pensar y planear consiste en cambiar alguna forma de procedimiento o método de trabajo que te lleve al resultado que estás queriendo lograr. De esa manera corregirás oportunamente cualquier desviación, antes de que el resultado se agrave irremediablemente.
Recuerda que repetir siempre los mismos pasos producirán exactamente el mismo resultado.
La Planeación es una actividad exclusiva de líderes exitosos.
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