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Cómo asegurar que se implementen las mejoras en tu empresa.

Cuando los resultados de la empresa no son satisfactorios, por lo regular hacemos una reunión de trabajo con las personas responsables. De esa junta surgen propuestas que pretenden corregir las desviaciones y con ello esperamos volver a encaminar el negocio. En nuestro país, un 62% de las propuestas que requieren seguimiento no se instalan debido […]

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Ramón Partida

Cuando los resultados de la empresa no son satisfactorios, por lo regular hacemos una reunión de trabajo con las personas responsables. De esa junta surgen propuestas que pretenden corregir las desviaciones y con ello esperamos volver a encaminar el negocio.
En nuestro país, un 62% de las propuestas que requieren seguimiento no se instalan debido a distintas situaciones. ¿Qué debemos hacer cuando esto sucede?

El esfuerzo por encontrar soluciones.

El costo de encontrar soluciones a los problemas de la empresa es muy costoso, mucho más cuando exige la participación de muchas personas involucradas. Es necesario generar toda una dinámica de solución que implica un esfuerzo elevado para que finalmente surja la propuesta que corrija las desviaciones y permita al negocio tomar nuevamente su rumbo.

Esta propuesta se plantea con fechas y responsables de realizar determinadas tareas, por lo regular la Dirección General determina el rumbo y los Gerentes habrán de asumir los roles que la Dirección ha determinado.

Asignando un líder de proyecto.

Tradicionalmente se designa un “líder de proyecto” cuyas responsabilidades incluyen la coordinación de las personas responsables de hacer  las cosas.

Los involucrados regresan a su sitio de trabajo y continúan con su rutina tradicional, entonces el líder de proyecto parecería convertirse en el único preocupado de impulsar el proyecto de mejora; se convierte en “dueño del proyecto”, siendo este un error que se comete tradicionalmente, en consecuencia, estos proyectos están condenados a no realizarse a cabalidad por el simple hecho de que aparentemente una sola persona es la responsable de lograr los objetivos.

Compartir y facultar la responsabilidad por las acciones.

En las empresas con las que he participado que enfrentan este problema, he recomendado la asignación de copartícipes de las acciones. Esto consiste en asignar responsabilidades individuales a las personas responsables de tomar acción.

Es necesario localizar la causa raíz del problema ubicándolo en procesos y áreas específicas donde naturalmente habrá un “dueño del proceso”.

Debemos tener mucho cuidado en no señalar como culpable al dueño del proceso, ya que puede tratase de procedimientos que en el pasado eran aceptados y ahora no lo son, o que pueden mejorarse significativamente.

Trabajar con los dueños de los procesos y facultarlos a fin de proponer las acciones necesarias permite diluir la responsabilidad de la solución en las personas que necesariamente están involucradas con el problema. Son ellos las personas más adecuadas para proponer y señalar las acciones que deberían tomarse.

Además, al facultar a las personas responsables, ellos mismos podrán sugerir el cómo y cuándo deben implementar las mejoras, parte de las atribuciones que confiere la facultación implica responsabilidades como la asignación de tiempos y formas de aplicación de las mejoras en sus áreas, sin presión alguna por el director, el líder de proyecto o el comité que se ha integrado.

El responsable es dueño de sus procesos y con frecuencia los integrantes invaden las fronteras de decisión de otras áreas sin considerar los pormenores que solamente el dueño del proceso puede reconocer con precisión. El responsable del área es el único capaz de fijar el cómo y cuándo hacer los cambios necesarios, en consecuencia, la única manera de asegurar que estas transformaciones puedan darse es cuando él decide llevarlas a cabo.

Restablecimiento del programa de mejoras.

El programa de mejoras en su etapa inicial puede fijarse, pero es necesario que los tiempos y acciones lleven a la coordinación precisa de cada responsable de área. Esta situación exige una nueva programación.

El proyecto inicial debe ser detalladamente puntualizado por las personas que serán las responsables de llevar a cabo los cambios, calculando los costos en tiempos, horarios, condiciones y requerimientos de cada área.

Indicadores, tangibles y evaluación de resultados.

Aparentemente el proyecto de mejora está listo para ponerse a punto, sin embargo, cabe destacar que todo proceso de mejora implica necesariamente el establecimiento de indicadores, evidencia de tangibles y medición de resultados.

Cada uno de estos elementos tiene su propia mecánica de diseño y varía de una empresa a otra. Finalmente el resultado es el que cuenta y la nueva implementación tomará la mayor relevancia.

A fin de cuentas, no importa qué tuvo que hacerse, cómo se llevó a cabo, el esfuerzo que se realizó ni las decisiones que tuvieron que tomarse, el resultado es el que importa y debe ser tangible.

Esta es la manera como cualquier propuesta de mejora puede implementarse exitosamente, sin sobresaltos y con la participación de todos los involucrados.


 

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