por Ramón Partida | Jun 3, 2017 | Blog, Efectividad, Trabajo en Equipo
Las juntas de trabajo tienen un enorme costo cuando son ineficientes, por esta razón te presento 12 puntos que debes observar para hacer de las reuniones de trabajo un recurso de productividad exitoso para tu negocio.
1. Inician con puntualidad.
Las juntas efectivas inician siempre con puntualidad, no esperan ni siquiera al líder de la junta porque el grupo de participantes saben de antemano para qué se ha convocado a la reunión.
En muchas empresas he notado que ante la ausencia del jefe se espera hasta su llegada para que inicie el proceso, siendo que en la mayoría de los casos él no tiene una actividad predominante para la reunión y su participación se limita a atestiguar que la gente está haciendo lo que debe hacer.
2. Existe un orden del día.
Este punto se relaciona con el anterior. Existen juntas que se realizan por tradición y pueden durar todo el día, sobre todo cuando no se tiene un orden de asuntos por atender.
3. Se cuenta con un objetivo claro.
Si calculas el costo que representa una reunión de trabajo, comprenderás que cada minuto es esencial, el no tener objetivos claros permitirá que todo el grupo que participe pase de un tema a otro sin verdadero sentido.
El objetivo debe ser claro para todos y como consecuencia la junta se establece debido a la búsqueda de información para la correcta toma de decisiones.
4. Existen compromisos con resultados mensurables, alcanzables y altamente comprometidos.
Tradicionalmente, al finalizar las juntas, en gran cantidad de ellas, al momento de finalizar la reunión, todo compromiso, programa de trabajo y seguimiento parece terminar para reactivarse en la siguiente reunión. Esto demuestra una falta de compromiso y seguimiento de los integrantes de la junta.
No se trata de imponer acciones a los invitados, sino que éstos puedan medirse, alcanzarse y existan todos los elementos para cumplir las metas establecidas.
5. Son precisas en el manejo del tiempo.
Puesto que el costo de las juntas de trabajo es elevado y el tiempo el recurso más valioso, debe ser muy precisa y respetuosa con el manejo del tiempo.
Las juntas de trabajo y sus integrantes deben ser conscientes del costo que implica trasladar indefinidamente el final de la reunión.
El tiempo es fundamental.
6. Generan la sinergia de los participantes y promueven acciones comprometidas.
Las juntas eficientes, con un ambiente adecuado, generan sinergia entre los participantes, promoviendo un sentido de pertenencia que compromete a los involucrados en el proceso.
Esta parte no solo depende de las habilidades del líder sino que en muchas ocasiones un miembro del comité que participa en la junta, es capaz de subsanar las ausencias de liderazgo de quien convoca la reunión.
Al finalizar la junta deben verse acciones verdaderamente comprometidas.
7. Se presenta alta participación entre los involucrados.
No existe integrante que se sienta excluido de la reunión. La alta participación es resultado de una selección adecuada de los miembros que participan en la junta.
Todo aquel que participa en una junta está ahí porque tiene algo que aportar.
8. Existe comunicación abierta y franca.
Este un requisito necesario para la junta de trabajo, puesto que ésta es un mecanismo de comunicación activa.
9. Se percibe entusiasmo.
Muchas juntas se perciben como necesarias e inútiles vista desde los participantes. Cuando esto ocurre se debe a que de antemano se duda el resultado de los compromisos y acciones a discutir.
Cuando se percibe el entusiasmo se hace evidente que la junta es todo un éxito y los participantes confían en que se tomarán las medidas y correcciones establecidas en la reunión.
10. Los integrantes tienen alto sentido de pertenencia a la junta y se identifican con ella.
Al igual que en el punto anterior, esto es consecuencia de los resultados históricos de las juntas pasadas.
Existe un alto sentido de pertenencia al comité de la junta y proporciona prestigio participar en ella.
11. Existe una necesidad auténtica de la junta y es percibida por todos los integrantes.
En las juntas efectivas es muy clara la razón que justifica la reunión y los objetivos que se persiguen.
Las reuniones tradicionales pierden sentido si no se tienen objetivos claros.
12. Existe respeto al líder, a las personas que participan, a las instalaciones y a los procesos.
Sin duda las juntas de trabajo son mecanismos de comunicación extraordinarios cuando se respeta su mecánica y funcionamiento.
Tanto el líder como los participantes respetan las juntas cuando se tienen resultados que añaden eficiencia y productividad a la empresa.
13. terminan a tiempo o se recortan si no hay más puntos que resolver.
Cuando la energía de un equipo de trabajo está presente en una junta, ésta inicia con puntualidad y si alguien no está presente, no pasa nada.
Con la misma facilidad con que inicia una reunión, ésta puede terminarse cuando se han finalizado todos los puntos a tratar. No hay nada más que discutir, consensar o aclarar y todo está dicho. Si la junta no tiene más sentido, simplemente termina.
Todos estos son indicadores ineludibles de que se tienen juntas efectivas de trabajo. Si alguno de los 13 puntos no se cumple, será suficiente con señalar el mismo y trabajar para convertirlo positivamente en una fortaleza y no más en oportunidad de mejora.
Organizar juntas efectivas de trabajo es una habilidad que todo líder debe poseer, a menos que quieras seguir organizando juntas donde todos tus invitados deseen que termine cuanto antes.
El manejo de juntas efectivas de trabajo es una metodología que utilizamos con frecuencia en Instituto Discere y una de las más solicitadas por innumerables empresas. Forman parte de las metodologías que se suman a las Guías de Liderazgo©
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