La transformación del área de capacitación durante la Pandemia.​

Se publicó el 28/09/2020

No cabe duda que unos dependemos de otros, sin importar el oficio o necesidad que satisface cada persona y empresa en su mercado o comunidad. Todos los negocios sin importar su escala forman parte fundamental del entramado social.

La Pandemia del Coronavirus ha demostrado que no existe negocio despreciable. A pesar de esta realidad, ha sido inevitable el cierre definitivo de empresas, algunas temporalmente, mientras que otras lucharán para continuar en el mercado gradualmente hasta tratar de alcanzar el estatus que tenían antes del evento.

La actividad de la capacitación ha sido afectada al igual que el resto de actividades cotidianas de las empresas, en unas más que en otras, pero sin lugar a dudas, en todas, la manera en que veníamos ofreciendo capacitación en la empresa habrá cambiado significativamente en el futuro.

La época en que buscábamos proveedores externos para cubrir las Necesidades de Capacitación detectadas previamente han pasado a un segundo término, incluso, la manera como en el pasado ofrecíamos estas herramientas se está transformando gradualmente.

Prescindir o no del área de Capacitación.

No es una sorpresa para nadie que en muchas empresas, ésta área haya desaparecido temporalmente de la nómina de la organización, sabiendo que pasarán varios meses para restablecer el ritmo normal que tenían las operaciones cotidianas de la empresa. El área de capacitación, responsable de garantizar que el personal cuente con las habilidades, conocimientos y actitudes necesarias para conseguir un buen desempeño, ha sido afectada de formas distintas.

En este momento, todos estamos ante la alerta de restablecer cuanto antes las operaciones de la organización deseando alcanzar el ritmo que teníamos antes de marzo de este año.

Las ventas se han desplomado; los pedidos de los clientes regulares se han reducido notablemente; la manera como en el pasado hacíamos negocio con nuestros clientes y proveedores ha cambiado y todos esperamos el momento en que los restaurantes, centros comerciales y cines vuelvan al ritmo normal que antes conocíamos.

Sin lugar a dudas, la competitividad de las empresas no solo habrá caído en este tiempo, y para ser honestos ¿a quién le importa en este momento la competitividad siendo que a todos lo que más nos importa es volver a la actividad?

El escenario de la capacitación en este momento.

El escenario de la capacitación tardará mucho más tiempo en volver a reactivarse por muchas razones y frente al escenario que estamos viviendo solamente nos queda la opción de adaptarnos y movernos al ritmo que exige esta crisis.

Por una parte, el despido de personal después de la pandemia dejó muchos puestos vacantes en las empresas que han cerrado temporalmente sus actividades, sumadas a aquellas que definitivamente han cerrado y como consecuencia, su personal calificado se encuentra en las calles tratando de obtener un puesto de trabajo que le proporcione una fuente de ingresos, lo que representa mano de obra calificada disponible en el mercado laboral. No importa el trabajo que sea, lo que importa es traer un salario a casa.

Basta publicar un anuncio donde se ofrezca un puesto vacante para que en un tiempo extremadamente corto nos encontremos con una cantidad sorprendente de candidatos solicitándolo, la gran mayoría sobrecalificados, que muy probablemente dejarán de laborar en la empresa en el momento en que les ofrezcan regresar a su trabajo anterior.

Naturalmente, la actividad de capacitación en la empresa ocupará menor relevancia ante la urgencia de ocupar las vacantes para echar a andar la maquinaria en el menor tiempo posible. No importa tanto cómo lo haga el nuevo personal, lo importante es encender el switch de la producción para comenzar a tener nuevamente ingresos, sin importar que el personal no haya recibido la formación básica para desempeñar un puesto para el que puede estar sobrecalificado el nuevo empleado.

¿Qué podría aportar en este momento el responsable de la capacitación?

El responsable de capacitación, si aún permanece en la empresa ¿qué podría aportar en este momento? Todo depende de la contribución que haya ofrecido en el pasado. Debo decirlo con toda honestidad, esto depende, en parte, del papel que se ha conferido al área de capacitación y el papel que el operario del puesto ha aportado por su propia iniciativa.

No existe un estándar en la industria. En mi experiencia profesional como consultor externo he atendido empresas que ven a su área de capacitación como un requisito legal para operar, sin presupuesto por asignar, sin relevancia alguna para los resultados de la empresa y sin ningún poder de propuesta o decisión.  Mientras que otras empresas, del mismo ramo y dimensiones, tienen áreas de capacitación tan estructuradas e importantes que son capaces de aportar significativamente a las utilidades de la empresa y forman parte importante de las decisiones de la Dirección General.

Sorprende esta diferencia, sobre todo tratándose de empresas que son similares y competidoras.

Este contraste en la visión de área depende en gran medida de las facultades que se confieren a capacitación, unas heredadas y otras transformadas por sus ocupantes, que han sido capaces de dar la relevancia a la actividad al grado de demostrar su trascendencia en los resultados.

El cambio que se está viviendo y el que se avecina.

Los directores de los negocios en este momento tienen por objetivo regresar al ritmo anterior y retomar el rumbo en el menor tiempo posible. Siendo así, todo gasto adicional al imprescindible para operar, deberá eliminarse, tal como ha ocurrido con la mayoría de las empresas que durante estos meses no han cerrado. Esta política continuará todo 2021, lo que significa que las áreas de capacitación que todavía existen en las empresas, no tendrán un presupuesto por ejercer este y el próximo año.

¿Qué podemos hacer ante esta situación de emergencia?

Sin duda alguna, las áreas de capacitación que sobreviven, tendrán que hacerlo sin contar con un presupuesto que les permita mejorar la competitividad del recurso humano, lo que a su vez implica trabajar con lo que se tiene.

Aquellas empresas que en el pasado eran apoyadas por externos para ofrecer nuevas habilidades al personal, tendrán que hacerlo sin consultores ni asesores.

No habrá manera de enviar al personal a tomar cursos fuera de las instalaciones y tendremos que hacerlo con lo que tenemos a la mano.

Esta situación representa una oportunidad para demostrar nuestras capacidades, habilidades y destrezas como administradores de la capacitación, permitiéndonos proyectar hacia el futuro una valiosa contribución en favor de la competitividad del negocio.

La gran pregunta es: ¿cuentas con las herramientas y recursos para elevar el nivel de contribución del área?

Independientemente de tu respuesta, si realmente lo que te apasiona y resulta tu vocación es la capacitación, tienes frente a ti una encrucijada que pocas veces en la vida se presenta: la oportunidad de surgir con una nueva visión, capaz de aportar resultados tangibles para la empresa o quedarte tal como estás ahora, esperando que tu puesto no desaparezca.

Debes hacerte de todos los recursos posibles para que seas capaz de proporcionar las nuevas habilidades, conocimientos y actitudes que están exigiendo estos tiempos. Hacerlo con recursos internos y ofrecer los mayores beneficios que puedan convertirse en eventos valiosos para quienes participan en la empresa, que los hagan capaces de producir y mejorar sus resultados eficientemente.

Pero esto no puede lograrse si no cambias primeramente tus paradigmas donde una descripción de puestos y funciones del área de capacitación limita tu capacidad de aportación. Te aseguro que la nueva perspectiva de los acontecimientos debe llevarte a edificar una visión del área de capacitación distinta, donde sea mucho más valiosa tu nueva oferta, de lo que venías proporcionando durante años de repetir actividades que pocas veces significaban resultados tangibles.

10 pasos para generar un cambio:

Es un hecho que los años por venir no tendrás presupuesto de capacitación por aplicar, entonces ¿qué puedes hacer frente a esta realidad?

  1. Replantea la visión de tu área. ¿Qué resultados tangibles en productividad podría impulsar un proceso de capacitación? Ponte en el lugar de los directivos de la empresa y, desde esta perspectiva, plantea tu nueva propuesta de área donde tus objetivos respalden con certeza lo que ellos quieren conseguir.
  2. Si eres un apasionado de la capacitación tendrás una visión distinta a la que te ha sido impuesta durante años. Sabes muy bien que podría haber mejores resultados que los obtenidos históricamente, pero que necesitan replantearse. En tu caso ¿cuáles serían?
  3. En base a la realidad que estamos viviendo y como aprendizaje para el futuro debes considerar que todo proceso de capacitación que se ofrezca en la empresa debe tener resultados que impacten directamente en la productividad del negocio, siendo así ¿qué le quitarías o añadirías a tus procesos tradicionales de capacitación?
  4. Todo parte de la Visión, ¿cómo te gustaría trabajar el área, los cursos, tus instructores, las actividades, etcétera? Básate en hechos actuales que exigen el máximo nivel de eficiencia y resultados.
  5. ¿Qué objetivos y resultados deberían poderse obtener a través de procesos de formación? Enfócate a la productividad, las ventas, los resultados que representan a la empresa ahorros o ganancias y enfócate en este objetivo.
  6. ¿Cómo convertirás los tradicionales resultados intangibles de muchos procesos de capacitación en actividades que representen ingresos y resultados a la empresa? Los cursos de Team Building son muy emocionantes y divertidos, pero si al regresar al área de trabajo los participantes regresaron a sus hábitos ¿de qué sirvió?, ¿realmente tuvo resultados tangibles? Cuestiona aquellos procesos que realmente no aportan beneficios tangibles y localiza aquellos intangibles transformándolos en beneficios económicos.
  7. ¿Qué podrías proponer sin que cueste un solo centavo para la empresa? Desde luego, tú contestarás que haciéndolo internamente, pero recuerda que hay gastos inherentes a los cursos que por lo regular no se contabilizan, como el costo que representa tener un grupo de personas encerradas en la sala de capacitación durante 8 horas.
  8. ¿Cómo podrías aprovechar las nuevas tecnologías? En este momento, tras la pandemia, muchas organizaciones contaban con recursos para la producción de materiales a distancia y cursos completos cuya inversión era realmente significativa, pero que en este momento han desplomado sus costos. Aprovecha las nuevas tecnologías a tu favor.
  9. Aprovecha la pandemia para promover la competitividad del personal en base a la autoformación. Durante años la empresa ha proporcionado capacitación a sus colaboradores, de otra forma las personas no estaban realmente interesadas en mejorar sus competencias personales por su cuenta y riesgo. Durante la pandemia y en el momento actual, todos estamos preocupados por ser más valiosos para la empresa y estamos dispuestos a prepararnos con tal de asegurar “que la fuente de trabajo siga requiriendo mi mano de obra”. En este momento tus propuestas de formación fuera de la empresa seguramente serán bienvenidas, cuando en el pasado, si no era dentro del horario de trabajo y con costo para la empresa, no estarían dispuestos a tomar capacitación. Aprovecha esta circunstancia.
  10. Capacítate tú mismo. Al igual que en el caso de los colaboradores de la empresa, a ti seguramente te ha ocurrido lo mismo que señalé en el punto nueve. ¿qué has hecho para elevar tu nivel de competitividad como profesional de la capacitación? ¿cuánto invertiste este año? ¿cuánto el año pasado? Tú debes ser el primero en formarte profesionalmente e invertir en ti mismo para que, dado el momento, puedas ser el mejor candidato para afianzar tu carrera profesional y mantenerte en ascenso constante.

No dejes estas preguntas al aire y responde en papel. Te aseguro que seguir sin mejorar tus métodos de trabajo solamente te asegura permanecer exactamente como hasta el día de hoy: sin mejora alguna.


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